Almacenaje de lubricantes: Cómo organizarlos correctamente.

El almacenaje de lubricantes industriales es uno de los elementos más críticos dentro de la gestión del mantenimiento y, al mismo tiempo, uno de los más infravalorados. En muchas plantas industriales, la atención se centra en la máquina, en la avería o en la intervención urgente, mientras que el lugar donde se almacenan los lubricantes queda relegado a un segundo plano.

Sin embargo, la experiencia en planta demuestra que la fiabilidad de la maquinaria empieza mucho antes de la aplicación del lubricante. 

Empieza en el orden, el control y la disciplina con la que se gestionan los productos de lubricación.

Almacenaje de lubricantes industriales: un problema real en planta

Con el paso del tiempo, muchas instalaciones industriales acumulan lubricantes sin una estrategia clara. Cambios de proveedor, aumentos de maquinaria, modificaciones en el proceso productivo o decisiones puntuales generan un almacén cada vez más complejo y difícil de controlar.

Durante auditorías internas o simples revisiones de almacén, los técnicos de mantenimiento suelen encontrarse con una situación muy repetida:

• Productos mal almacenados o fuera de su ubicación.
• Tiempo perdido buscando lubricantes o verificando cuál aplicar.
• Stock duplicado y consumo innecesario.
• Lubricantes caducados, sucios o contaminados.
• Desorden y falta de control frente auditorías.
• Errores de aplicación.

Este escenario no es una excepción. Es un problema real y recurrente en planta. Y tiene una consecuencia clara: cada lubricante mal gestionado se convierte en un riesgo operativo.

Riesgo de error, riesgo de avería, riesgo de parada imprevista y riesgo de incumplimiento en auditorías.

El coste oculto de una mala gestión del almacén de lubricantes

Un almacén de lubricantes industriales descontrolado no es solo un problema visual o de orden. Es una fuente constante de costes ocultos que impactan directamente en la eficiencia del mantenimiento y en la disponibilidad de la maquinaria.

Cada lubricante almacenado implica costes ocultos que se acumulan con el tiempo:

• Capital inmovilizado en lubricantes innecesarios o redundantes.
• Complejidad logística creciente, con más códigos, más ubicaciones y más margen de error.
• Riesgo de caducidad y degradación, especialmente en productos que pasan largos periodos sin rotación.
• Errores de lubricación.
• Falta de control documental, con fichas técnicas, fichas de datos de seguridad (FDS) o certificados no disponibles cuando se necesitan.

A todo esto, se añade un factor clave que pocas veces se cuantifica: el tiempo del personal técnico.

Tiempo perdido buscando productos, revisando etiquetas, consultando documentación o corrigiendo errores evitables. Tiempo que no se dedica al mantenimiento real.

A medida que crece el número de referencias en almacén, el sistema pasa a depender del conocimiento individual del técnico. Sin documentación ni criterios estandarizados, cualquier cambio de turno, ausencia o intervención externa incrementa de forma directa el riesgo de error.

Clasificar para recuperar el control: la unificación de referencias

Uno de los problemas más habituales en el almacenaje de lubricantes industriales es la cantidad de productos para aplicaciones prácticamente idénticas. Esta situación suele ser consecuencia de decisiones históricas que nunca se han revisado de forma global.

El enfoque técnico de Interflon parte de una premisa clara:
no se puede controlar lo que no está clasificado.

Por ello, el primer paso consiste en analizar el uso real de cada lubricante en planta, teniendo en cuenta condiciones de trabajo, cargas, entornos, frecuencia de aplicación y requisitos técnicos.

En muchos casos, este análisis permite comprobar que un único lubricante de alto rendimiento puede sustituir entre 5 y 6 productos distintos, manteniendo (e incluso mejorando), la protección de la maquinaria.

La unificación de referencias aporta beneficios directos y medibles:

• Reducción del número de productos en almacén.
• Menor probabilidad de errores de lubricación.
• Procesos más claros y fácilmente reproducibles.
• Formación más sencilla y homogénea del personal técnico.
• Mayor control del consumo real.

Este proceso no busca únicamente reducir costes, sino crear una base sólida para un sistema de lubricación controlado y fiable.

Organización y estandarización: del desorden al sistema

Una vez clasificadas y optimizadas las referencias, el siguiente paso es organizar el almacén de forma lógica y estandarizada. No se trata solo de colocar productos en estanterías, sino de definir criterios claros:

• Organización por tipología y uso.
• Ubicaciones definidas y visibles.
• Etiquetado estandarizado.
• Documentación accesible y actualizada.

El objetivo es que cualquier técnico pueda identificar el lubricante correcto de forma inmediata, sin dudas ni interpretaciones.

Una vez clasificadas y optimizadas las referencias, el siguiente paso es organizar el almacén de forma lógica y estandarizada. No se trata solo de colocar productos en estanterías, sino de definir criterios claros:

• Organización por tipología y uso.
• Ubicaciones definidas y visibles.
• Etiquetado estandarizado.
• Documentación accesible y actualizada.
• Sistema de rotación basado en método FIFO (First In, First Out).

Aplicar el método FIFO en el almacenaje de lubricantes industriales significa que los productos que entran primero deben ser también los primeros en utilizarse. Este principio de rotación de inventario industrial evita que lubricantes antiguos permanezcan olvidados en el fondo del almacén, reduciendo el riesgo de caducidad, degradación o pérdida de propiedades técnicas.

Gestión del stock ante cambios en el proceso productivo

Cuando un producto estaba destinado exclusivamente a un equipo concreto y este deja de existir, mantener el lubricante en stock no aporta ningún valor. Al contrario, incrementa el desorden, inmoviliza capital y aumenta el riesgo de una aplicación incorrecta en otra máquina.

Acumular referencias “por si acaso” es uno de los hábitos más habituales (y más peligrosos) en la gestión de lubricantes. La experiencia demuestra que cuantos más productos hay almacenados, menor es el control real del sistema de lubricación.

Eliminar de forma sistemática los lubricantes sin aplicación es clave para mantener un almacén alineado con la realidad de la planta.

Almacenaje de lubricantes y auditorías industriales

Un almacén de lubricantes bien organizado se convierte en un aliado estratégico durante auditorías internas y externas. Ya que, especialmente en sectores regulados, la gestión del lubricante es un punto crítico.

Cuantas menos referencias activas existan, más sencillo resulta:

• Mantener fichas técnicas actualizadas.
• Gestionar correctamente las fichas de datos de seguridad (FDS).
• Controlar certificados de conformidad y uso alimentario (NSF H1, H2, etc.).
• Garantizar trazabilidad y coherencia documental.

Gestionar correctamente 7 referencias en lugar de 25 supone un ahorro significativo de tiempo, recursos y riesgos. Además, transmite una imagen clara de disciplina operativa y control del mantenimiento.

La base para implantar la metodología 5S en lubricación

El orden y control del almacén de lubricantes es la base para aplicar de forma eficaz la metodología 5S en lubricación y mantenimiento industrial. Pero para que el sistema funcione en el tiempo, no basta con ordenar una vez, sino que es necesario convertir el espacio en un sistema.

A través de nuestro servicio Double MP, implementamos un armario de lubricantes 5S diseñado específicamente para cada planta, acompañado de:

• Análisis previo en planta.
• Organización por categorías.
• Etiquetado estandarizado.
• Documentación actualizada.
• Gestión continuada del sistema.

Este enfoque permite:

• Reducir el tiempo dedicado a buscar, gestionar y reponer lubricantes.
• Evitar errores de lubricación.
• Optimizar consumo y stock.
• Mantener el orden.

El resultado no es solo un almacén más ordenado, sino un sistema de lubricación profesional, controlado y sostenible en el tiempo.

Da el siguiente paso hacia un mantenimiento profesional con Interflon

¿Quieres reducir referencias, eliminar errores de lubricación y optimizar el almacenaje de lubricantes industriales en tu planta?

Nuestros asesores técnicos te ayudarán a:

• Analizar y optimizar tu stock de lubricantes.
• Unificar referencias sin comprometer la fiabilidad de la maquinaria.
• Ordenar el almacén por categorías con etiquetado estandarizado.
• Implantar un sistema 5S en lubricación mantenido en el tiempo.

Porque el orden en el almacén de hoy es la base de la fiabilidad de la maquinaria de mañana.

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Autor: Aina Vall Pina, MLT I
Revisado por: Tom Dessard, Responsable Técnico Interflon